MEMILIH TUGAS

Sebelum memprbaiki teknik pendelegasian , tentukan terlebih dahulu tugas yang dapat atau mesti didelegasikan , proses pemilihan ini adalah nilai waktu anda dan bawahan anda , serta mengelompokan dan memprioritaskan aktifitas.

Menganalisa waktu

Cara mendistribusikan tugas dan mengolakasikan waktu perlu anda kendalikan , latilah berdasarkan kesesuaian antara lamanya tugas  diselesaikan dan jenis tugas anda , mulailah analisa dengan membuat jadwal terperinci setidaknya dua minggu , catatlah semuah aktifitas yang anda lakukan dan kapan melakukannya . mungkin akan terungkap bahwa waktu yanganda gunakan untuk tugas yang hanya bisa di pakai untuk kegiatan rutin yang mestinya bisa di delegasikan.

Memecahkan tugas –tugas anda

Setelah menganalisa penggunaan waktu, analisa tugas-tugas yang sedang anda kerjakan , bagilah tugas ke tiga kelompoksesuai uraian peter druker: tugas yang tak perlu dilakukan oleh anda maupun orang lkain; tugas yang dapat dan anda harus anda kerjakan sendiri. Gunakan gunakan perincian ini untuk mengurangi kegiatan yang tak perlu , mendelegasikan akan lebih banyak tugas , dan konsentrasi pada tugas –tugas khusus anda.

Memperhatikan paktor penting lainnya

Saat harus memilih tugas –tugas yang akan di delegasikan , ada beberapa hal yang harus di perhatikan . beberapa factor yang paling penting ialah :

·         Coret semua aktivitas yang tidak perlu

·         Fokuskan pada tugas yang hhanya dapat di kerjakan oleh anda;

·         Siapkan deleget berkualitas dan cocok untuk mengerjakan tugas;

·         Kalauperulu bicarakan pendelegasian dengan atasa.

Begitu anda mempertimbangkan dan bertindak atas factor –faktor ini jga hal-hal lain yang anda piker penting –anda dapat maju ke tahap proses pendelegasian selanjutnya memprioritaskan.

Memprioritaskan tugas

Setelah menentukan yang akan di delegasikan, alokasikan tugas  ini , lalu prioritaskanlah tugas yang akan anda kerjakan sendiri berdasarkan kepetingan dan urgensinya . mulailah hari dengan menyusun tugas ini dan kerjakanlah satu persatu berdasarkan prioritas. Kalau mungkin , selesaikan satu tugas sebelum tugas yang lain, semakin sering anda menerapkan system ini, semakin efektiflah anda.

Memperkirakan waktu

Ketika mendelegasikan tugas , anda harus tahu kira-kira berapa lama setiap tugas dapat di selesaikan , dasarkan perkiraan ini baik pada pengalaman anda maupun orang lain , usahakan tidak memberikan deleget anda yang amat ketat , tetapi doronglah mereka memperbaiki manajemn waktu dan waktu untuk melakukan satu tugas pendekatan ini penting dan efektif , anda dan mereka akan tahu bahwa waktu yang dihabiskan yang dihabiskan untuk mengerjakan tugas-tugas rutin seringkali dapat dikurangi dengan memotong tahapan –tahapan yang tidak perlu atau dengan mengubah proses dan metodekerja 180 derajat

Mengelompokan Tugas 

Daftar yang harus di selesaikan baik oleh anda atau deleget akan terdiri dari aktifitas yang saling terkait atau memiliki kemiripan , pelajarilah aktivitas-aktifitas ini di kelompokanlah ke dalam katagori-katagori , administrasi , sdm atau ke uangan lalu delegasikan setiap katagoritugas kepada suatu orang . lebih penting lagi , jika anda meiliki deleget potensial yang menyukai dan terampil mengenai tugas-tugas administrasi maka kan amat sempurna jika orang itu yang mengenai tugas -tuga administrasi.

 

Menentukan Pilihantugas

Tugas yang anda delegasikan , betapa pun logis analisanya subjektifitas. pasti ada tugas yang mestinya anda delegasikan  tetapi anda sukai . Misalnya: anda memiliki tugas menghubungi pemasok tentu yang lama anda telah kenal , yang sebearnya bisa di tangani bawahan , memang hal ini tidakakan berdampak buruk bagi efktifitas tetapi jangan biarkan pilihan anda didiklet oleh perasaan tidak suka anda tak selalu bisa mendelegasikan tugas-tugas yang tak anda suka, jadi secara berkala , revisilah daftar tugas yang hanya bisa dilkakuakan oleh anda danpertimbangkan apakah daftar ini bisa di kurangi dengan cara melatih seseorang untuk mengerjakan tugas tersebut.

Sumber : HOW TO DELEGATE , Robert heller by Dian karya

MEMBANGUN HUBUNGAN

Kejujuran , keterbukaan dan komunikasi adalah pentingnya bagi suksesnya pendelegasian , menciptakan rasa percaya dan teratasinya dan saling menghargain bisa di pupuk dengan managemen .

Berkomunikasi dengan baik

Perasaan tak  percaya dan negative akan timbul dalam diri staf bila manajemen tak mau membagi wawasan, berkomunikasi sesekali dan tidak lengkap atau tak berdusta . tapi kesalah pahaman dan kecurigaandapat terjadi meski orang mereka sedang membahas masalah secara terbuka dan jujur, ada manajer yang hanya mendengarkan apa yang mereka ingin dengar dan karyawan mungkin takut membatah mereka , untuk menjadi komunikator yang baik , jabarkan ide anda dengan jelas dan kembangkan kemampuan mendengar anda . ini akan mendorong orang lain untuk berbagi pikiran dan pendapat dengan anda.

Membandingkan persepsi

Ketika menilai apakah anda pendelegasian yang suka menolong dan berhasil,  ingatlah selalu pandangan deleget , dari cara melihat suatu keadaan , anda akan menemukan perbedaan besar . katakana bahwa anda menginginkan dan mengharapkan pendapat yang jujur tentang cara pendelegasian anda jika umpan balik yang anda terima , anda suka mencapuri dan tidak bisa di percaya, bertindaklah segera untuk memperbaikinya , semakin delegate sadar mereka punya tanggung jawab dan tak akan di kecam , semakin baik mereka berkerja.

Menghargai pendapat 

Hormatilah setiap orang seperti bagaimana anda ingin di hormati, sebab staf anda adalah mitra anda , saat mendelegasikan , tunjukan rasa hormat saat melimpahkan sebagaian tugas anda sebab anda percaya pada kemampuan mereka, mintalah opini deleget tentang penyelesaian tugas dan tunjukan anda akan mendengarkan opini mereka

Sumber : HOW TO DELEGATE , Robert heller by Dian karya

MEMUPUK BAKAT

Mengenali dan memanfaatkan bakat orang adalah unsur pekerjaan manajer yang pali produktif dan memuaskan orang berbakat –lagipula oran berbakat sering sulit dikendalikan , namun seemua usaha kita itu cukup bernilai.

Menemukan bakat 

Bakat pribadi dalam organisasi, terutama organisasi besar, sering kurang di manfaatkan bahkan tidak dilihat , diamati kalau ada bakat yang kurang atau tidak di manfaatkan dan usahakan agar orang itu bisa lebih di manfaatkan , ornag yang terlibat aktifitas bukan pekerjaan , sperti pelaksanaan acara social , mungkin merupakan sumber bakat terpendam . menggali bakat ke pemukaan tidak hanya mendongkrak karir orang itu , tetapi juga memperbesar potensi keberhasilan organisasi.

Merangang suksesi

akin berhasil seorang karyawan , semakin besar kemukinan ia meninggalkan perusahaan untuk meraih tawaran yang yang “ lebih baik” kita harus menerima ini, karena kita adalah teman dan pendukung yang membantu dalam bentuk dan menunjukan bakat ini. Namun ,promosinya akan meninggalkan kekosongan , kita harus selalu punya jawaban ata jawaban atas petanyaan “apa tindakan saya bila polan keluar?”. Mungkin kita bisa mereorganisasi pekerjaan supaya tidak di perlukan pengganti atau , kita bisa memberikan sesorang promosi yang menciptakan lowongan lain lagi, buat catatan sukses dan perbaharui secara berkala siapkan calon penerus bagi setiap posisi penting .

Memfokuskan pada kontribusi 

Apa sikap anda tentang orag yang tidak bisa: tentang (difficult),puas(demanding)ramah(disagreeable), patuh(disobedient, santun(dislikeable), tertib (disorgranizwd), damai(disputing) , hormat (disrespectful), selaras (discordant), ? pasti anda tidak menginginkan adanya seorang seperti itu dalam organisasi , bukan?, sifat “9D” menurut konsultan amerika Michael j kami adalah sifat “gorilla berbakat” yang bisa menjadi karyawan paling produktif yang anda miliki yang penting lihat kontribusi , buakan keperibadianya 

Sumber : managing people by , dian rakyat