MEMILIH TUGAS

Sebelum memprbaiki teknik pendelegasian , tentukan terlebih dahulu tugas yang dapat atau mesti didelegasikan , proses pemilihan ini adalah nilai waktu anda dan bawahan anda , serta mengelompokan dan memprioritaskan aktifitas.

Menganalisa waktu

Cara mendistribusikan tugas dan mengolakasikan waktu perlu anda kendalikan , latilah berdasarkan kesesuaian antara lamanya tugas  diselesaikan dan jenis tugas anda , mulailah analisa dengan membuat jadwal terperinci setidaknya dua minggu , catatlah semuah aktifitas yang anda lakukan dan kapan melakukannya . mungkin akan terungkap bahwa waktu yanganda gunakan untuk tugas yang hanya bisa di pakai untuk kegiatan rutin yang mestinya bisa di delegasikan.

Memecahkan tugas –tugas anda

Setelah menganalisa penggunaan waktu, analisa tugas-tugas yang sedang anda kerjakan , bagilah tugas ke tiga kelompoksesuai uraian peter druker: tugas yang tak perlu dilakukan oleh anda maupun orang lkain; tugas yang dapat dan anda harus anda kerjakan sendiri. Gunakan gunakan perincian ini untuk mengurangi kegiatan yang tak perlu , mendelegasikan akan lebih banyak tugas , dan konsentrasi pada tugas –tugas khusus anda.

Memperhatikan paktor penting lainnya

Saat harus memilih tugas –tugas yang akan di delegasikan , ada beberapa hal yang harus di perhatikan . beberapa factor yang paling penting ialah :

·         Coret semua aktivitas yang tidak perlu

·         Fokuskan pada tugas yang hhanya dapat di kerjakan oleh anda;

·         Siapkan deleget berkualitas dan cocok untuk mengerjakan tugas;

·         Kalauperulu bicarakan pendelegasian dengan atasa.

Begitu anda mempertimbangkan dan bertindak atas factor –faktor ini jga hal-hal lain yang anda piker penting –anda dapat maju ke tahap proses pendelegasian selanjutnya memprioritaskan.

Memprioritaskan tugas

Setelah menentukan yang akan di delegasikan, alokasikan tugas  ini , lalu prioritaskanlah tugas yang akan anda kerjakan sendiri berdasarkan kepetingan dan urgensinya . mulailah hari dengan menyusun tugas ini dan kerjakanlah satu persatu berdasarkan prioritas. Kalau mungkin , selesaikan satu tugas sebelum tugas yang lain, semakin sering anda menerapkan system ini, semakin efektiflah anda.

Memperkirakan waktu

Ketika mendelegasikan tugas , anda harus tahu kira-kira berapa lama setiap tugas dapat di selesaikan , dasarkan perkiraan ini baik pada pengalaman anda maupun orang lain , usahakan tidak memberikan deleget anda yang amat ketat , tetapi doronglah mereka memperbaiki manajemn waktu dan waktu untuk melakukan satu tugas pendekatan ini penting dan efektif , anda dan mereka akan tahu bahwa waktu yang dihabiskan yang dihabiskan untuk mengerjakan tugas-tugas rutin seringkali dapat dikurangi dengan memotong tahapan –tahapan yang tidak perlu atau dengan mengubah proses dan metodekerja 180 derajat

Mengelompokan Tugas 

Daftar yang harus di selesaikan baik oleh anda atau deleget akan terdiri dari aktifitas yang saling terkait atau memiliki kemiripan , pelajarilah aktivitas-aktifitas ini di kelompokanlah ke dalam katagori-katagori , administrasi , sdm atau ke uangan lalu delegasikan setiap katagoritugas kepada suatu orang . lebih penting lagi , jika anda meiliki deleget potensial yang menyukai dan terampil mengenai tugas-tugas administrasi maka kan amat sempurna jika orang itu yang mengenai tugas -tuga administrasi.

 

Menentukan Pilihantugas

Tugas yang anda delegasikan , betapa pun logis analisanya subjektifitas. pasti ada tugas yang mestinya anda delegasikan  tetapi anda sukai . Misalnya: anda memiliki tugas menghubungi pemasok tentu yang lama anda telah kenal , yang sebearnya bisa di tangani bawahan , memang hal ini tidakakan berdampak buruk bagi efktifitas tetapi jangan biarkan pilihan anda didiklet oleh perasaan tidak suka anda tak selalu bisa mendelegasikan tugas-tugas yang tak anda suka, jadi secara berkala , revisilah daftar tugas yang hanya bisa dilkakuakan oleh anda danpertimbangkan apakah daftar ini bisa di kurangi dengan cara melatih seseorang untuk mengerjakan tugas tersebut.

Sumber : HOW TO DELEGATE , Robert heller by Dian karya